Doel en visie - Rekenkamerkompas

Introductie

De globale taak staat vast: “De rekenkamer onderzoekt de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het door het gemeentebestuur/provinciebestuur gevoerde bestuur(…)”, zo staat het in gemeente- respectievelijk provinciewet.¹ Binnen deze algemene taakomschrijving kan elke rekenkamer accenten leggen, keuzen maken om doelgericht te opereren. Elke rekenkamer is onafhankelijk en bepaalt zelf in belangrijke mate haar eigen doel, visie en aanpak.

Een professionele rekenkamer moet duidelijk (kunnen) maken wat de aard en het doel van zijn werk is. Als je als rekenkamer wilt bijdragen aan doeltreffender, doelmatiger en transparanter bestuur, is het van belang om zelf het goede voorbeeld te geven. Daarnaast is een duidelijk doel nodig om de eigen effectiviteit te kunnen bepalen. Om effectief te zijn, moet je weten welk effect je nastreeft. En een duidelijk doel helpt om een passende werkwijze (houding, procedures en normen) te hanteren.

Aandachtspunten

Om effectief te kunnen zijn moet je bepalen wat voor effect je nastreeft, in algemene zin (het effect van de rekenkamer) en per onderzoek.

Maak duidelijk wat je doet (output) en waar dat toe moet leiden (outcome).

Beschrijf hoe de rekenkamer zichzelf positioneert in de gemeentelijke context (raad, auditcommissie, accountant, college, ambtelijke organisatie en samenleving) en beschrijf ook je toegevoegde waarde in die context.

Geef ook aan hoe de visie van de rekenkamer zich verhoudt tot de bestuursstijl van de gemeente.

Bewaak dat je werkwijze, procedures en normen dienend zijn aan de doelen van de rekenkamer.

Zorg dat je ambities passen bij het budget. En bij de capaciteit en beschikbare tijd van de rekenkamerleden.

Afwegingen

Maak je een abstracte of een concrete visie? Veel rekenkamers geven aan dat leren en verbeteren centraal staan. Kun en wil je dat concreter maken? Kun je de doelen zodanig uitwerken dat later kan worden vastgesteld of de rekenkamer doelmatig en doeltreffend handelt?

Beperk je de ambitie tot onderzoeken van rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid? Of wil je ook bijdragen aan transparantie en/of publieke verantwoording?

Welke positie neemt de rekenkamer in: vanaf de zijlijn objectief maar afstandelijk nagaan wat beter moet, of als onderdeel van het lokaal bestuur constructief samen werken aan verbetering?

Onderzoek je alleen ex post vastgesteld beleid, of doe je (ook) voorafgaand aan de invoering van beleid ex ante onderzoek naar bijvoorbeeld de potentiële effectiviteit, neveneffecten of de uitvoerbaarheid van beleidsvoornemens?

Wil je ook een doel formuleren voor de rekenkamer als instituut: bijvoorbeeld over hoe de rekenkamer gezien wil worden?

Voor wie ben je er (vooral) als rekenkamer? Kun/wil je een rangordening aanbrengen in doelgroepen?

Zijn ambtenaren (ook) een directe doelgroep, aangezien veranderingen binnen het openbaar bestuur voor een belangrijk deel uiteindelijk door ambtenaren vorm worden gegeven. Of speel je alles via de ‘formele’ weg, de gemeenteraad?

Kun je benoemen wat je gaat doen om je doel(en) te bereiken, en kun je succesindicatoren voor de rekenkamer benoemen?

Voorbeelden

De Algemene Rekenkamer benoemde in 2014 een reeks mogelijke rollen die je als rekenkamer kunt vervullen: controleur van beleidsuitvoering, agenda-setter, probleemoplosser, deskundige, mediator, volger van geldstromen, controleur van regels, ondersteuner van lerend vermogen, en luisterend oor voor problemen van burgers. Per onderwerp kun je een of meer van deze - of andere - passende rol(len) kiezen!

De rekenkamer kan een doel voor zichzelf formuleren, bijvoorbeeld dat zij robuust wil zijn in termen van waardering, gezag en vanzelfsprekendheid. Of benoemen hoe de rekenkamer wil werken, met termen als: transparant, toegankelijk, innovatief…

De rekenkamer Zeist maakte een filmpje waarin zij zichzelf introduceert.

De rekenkamer Westland beschrijft in een Position Paper onder meer haar plek in het gemeentelijke krachtenveld. Ook de rekenkamercommissie Brummen – Voorst beschreef haar rolneming in een Position Paper.

Een uitgebreide set succesindicatoren staat op de NVRR-wiki.

De Rekenkamer Amsterdam benoemt in haar Beleidsvisie output en outcome indicatoren.

De NVRR Handreiking Onderzoek (2008) benoemt op p.8 vijf afwegingen die je kunnen helpen om je visie/missie aan te scherpen.

focus op rechtmatigheid en begroting/verantwoording versus focus op doeltreffendheid en/of doelmatigheid
systematisch alle beleidsonderdelen aflopen versus prikken waar risico’s zitten
terugkijken en afrekenen versus voorstellen voor verbetering
incidenten versus structurele oorzaken
Vooral intern gericht versus vooral extern gericht (wat merkt de burger ervan).

Zie verder ook de NVRR-wiki’s over Ambitie, missie en positie en over controle-instrumenten van de raad.

Hieronder zie je een suggestie voor een werkvorm om in je rekenkamer samen te bespreken wat jullie doel is en welke stappen daarvoor nodig zijn.

Voorbeeld van een werkvorm voor Doel en visie: “Wie had er ooit kunnen denken dat het ons zou lukken?”

Stelt je voor dat het vijf jaar later is. Jullie zijn dus al een tijd met elkaar aan het werk vanuit jullie doel en visie. Beeld je in dat je tijdens jullie jaarlijkse etentje een toost uitbrengt. Je proost met de zin: “Wie had er vijf jaar geleden kunnen denken dat het ons zou lukken om…”. Iedereen maakt die zin af. Op die manier ontdek je hoe iedereen het voor zich ziet als gelukt is waar jullie voor zijn. Vervolgens ga je nieuwsgierig doorvragen: wat heb je gedaan om dat te bereiken? De kunst is om te blijven doen alsof het vijf jaar in de toekomst is. Het is dus al gelukt! “Vertel, wat deed je om dat voor elkaar te krijgen?” Het werkt het beste om dan in de verleden tijd antwoord te blijven geven. “Nou, dat was best ingewikkeld, want ik moest eerst een stevig gesprek voeren met het college over de samenwerking.” Dwing jezelf om je echt voor te stellen dat het al gelukt is en dat je terugkijkt op de manier waarop je dat deed. Je zult ontdekken dat je daardoor veel beter weet wat jullie eerste stappen moeten zijn om die ambitie ook waar te maken.

Voetnoot

Voor waterschappen bestaat geen wettelijke plicht tot instellen van een rekenkamer(functie).