hoofdstuk 2 / 8

2. Leden

Introductie

De rekenkamer is een instituut, maar de leden waaruit deze is samengesteld geven daaraan invulling. Hun ambities, achtergronden, vaardigheden, taakopvattingen, en onderlinge samenwerking zijn bepalend voor de professionaliteit van het werk van de rekenkamer.

Uiteraard is het hierbij relevant of er wel of geen raadsleden in de rekenkamer zitten. Doordat dit doorgaans al vastgelegd is in de verordening heeft de rekenkamer daarin echter weinig keuze.1 Om het Kompas niet te complex te maken, maken we geen onderscheid naar de verschillende soorten rekenkamers of rekenkamercommissies (zie voetnoot 1). Hieronder gaan we vooral in op de personele samenstelling in termen van vaardigheden, kennis, taakopvatting, rollen, et cetera. Door de grote variëteit aan vormen van rekenkamers, zullen niet alle aandachtspunten en afwegingen in gelijke mate van belang zijn voor elke (soort) rekenkamer.

Aandachtspunten

  • Om professioneel te werken is een zekere mate van interne binding nodig. Zorg dat je elkaar kent en van elkaar weet waarom je in de rekenkamer zit, wat je wilt bijdragen en waarvan je energie krijgt.
  • Maak een duidelijk overzicht van de taken en tijdsbesteding van voorzitter en leden (en secretaris), dusdanig dat dit past bij de ambities, budget en samenstelling van de rekenkamer.
  • Zorg dat er binnen de rekenkamer mensen zijn die goed zijn op inhoud, proces en relatie2
  • Zorg dat de leden elkaar qua deskundigheid aanvullen in zaken als politiek-bestuurlijke sensitiviteit, communicatieve vaardigheden (spreek- en schrijfvaardigheid) en kennis van lokaal bestuur, onderzoek doen, financiën en van je specifieke gemeente.
  • Houd de deskundigheid van de leden op peil door bijvoorbeeld opleiding, training en intervisie.
  • Specialistische kennis of vaardigheden die slechts incidenteel nodig zijn, kun je inhuren.
  • Vaak hebben rekenkamerleden niet veel invloed op wie in de rekenkamer zit, bijvoorbeeld doordat raadsleden de selectie verzorgen. Ook dan is het goed duidelijk te hebben welke kennis en vaardigheden vereist zijn, zodat de selectiecommissie daar rekening mee kan houden.
  • Koester je (gezamenlijke) integriteit: bespreek regelmatig zaken als nevenfuncties, uitgaven & declaraties, omgaan met informatie, belangenverstrengeling en (ongewenste) omgangsvormen.
  • Zorg ook dat professionaliteit en deskundigheid regelmatig open onderwerp van gesprek zijn binnen de rekenkamer (wat verstaan we eronder, en hoe gaat het nu?). Dan is het sneller en eenvoudiger te signaleren als een van deze aspecten onder druk staat.
  • Maak een aftreedschema waardoor niet alle leden op hetzelfde moment aan- en aftreden, zodat nieuwe leden door oude leden ‘on the job’ kunnen worden ingewerkt.

Afwegingen

  • Welke kennis of vaardigheden zijn binnen de rekenkamer nodig om de doelen en visie waar te maken?
  • Moeten de leden een band of ‘affiniteit’ hebben met de gemeente, of juist niet? En is het belangrijk dat (enkele) leden in de gemeente wonen? En mogen de leden in meer rekenkamers zitten?
  • Hoe zijn de leden betrokken bij onderzoek: begeleid je onderzoek of voer je zelf ook uit?
  • Wie vervult welke rol binnen de rekenkamer? Zijn er vaste taken te verdelen (penningmeester, meelezer, procesbewaker, woordvoerder, eerste aanspreekpunt voor secretaris en/of onderzoekers…)?
  • Is de voorzitter hét externe gezicht van de rekenkamer of alleen intern (technisch) voorzitter? Presenteert de voorzitter alle resultaten, of doet het verantwoordelijke rekenkamerlid dat?
  • Beschouw je (de hoogte van) de vergoeding die de leden ontvangen als symbolisch, als een soort vrijwilligersvergoeding, of als een realistisch honorarium voor de (verwachte) ureninzet?
  • Let ook op het sociale aspect: is samenwerking puur zakelijk of wil je het ook leuk hebben?
  • Kun en wil je de kring van betrokkenen vergroten door een klankbordgroep van raadsleden in te stellen (met hun eigen kennis en vaardigheden).
  • Wil je ook inwoners betrekken bij het rekenkamerwerk, als klankbord, adviseur, uitvoerder, …?

Voorbeelden

  • Veel rekenkamers - waaronder die van Lelystad Emmen en Gouda - hanteren gedragscodes voor hun leden.
  • De NVRR publiceerde een Handreiking Integriteit.
  • Er bestaan vele methoden om competenties in kaart te brengen. Met de DISC-methode kun je mensen indelen langs twee assen (taakgericht - mensgericht en direct - indirect). Dit kan helpen bij het selecteren van leden, om te komen tot een goed team.
  • Voorbeelden van veel gevraagde relevante competenties voor een voorzitter: communicatief vaardig, zichtbaar, verbindend, empathisch/relationeel ingesteld, collegiaal, bestuurlijke vaardigheden, maatschappelijk betrokken, gevoel voor politieke verhoudingen etc.
    Voorbeelden van veelgevraagde competenties/kennis voor leden: onderzoeksdeskundigheid, bestuurlijk-juridische achtergrond, affiniteit met (financiële) cijfers, bestuurskundige deskundigheid, gevoel voor overbrengen boodschap (consistent rapport, leesbaarheid), aansluiting bij specifieke context en raad, gevoel voor samenspel raad/college en politieke verhoudingen, kennis openbaar bestuur, kennis lokale situatie, goede invulling rol opdrachtgever/begeleider van onderzoek. (bron Rapport Bevindingen Ideale Rekenkamer, p.11).
  • Je kunt de ‘kring van leden’ ook vergroten: in Zeist kunnen burgers en raadsleden bij speciale onderzoeken tijdelijk als wisselspeler lid zijn van de rekenkamercommissie (en beschreef dat in een protocol).
  • Je kunt die kring ook digitaal vergroten. Via een burgerpanel kunnen inwoners met de Amsterdamse rekenkamer meedenken over relevante onderzoeksonderwerpen. Jaarlijks bepaalt het panel het onderwerp van een ‘Publieksonderzoek’.
  • Hieronder zie je een suggestie voor een werkvorm om binnen je rekenkamer in gesprek te gaan over (jullie beeld van) elkaars kwaliteiten.

Voorbeeld van een werkvorm voor Leden: “Een kwalitatief goed gesprek tijdens je teamdag”

Bespreek (net als vele rekenkamers) jaarlijks in een teamdag de onderlinge samenwerking. Om elkaar beter te leren kennen (en waarderen!) kun je ook het Kwaliteitenspel gebruiken. Daarmee kun je speels verkennen hoe jullie elkaar zien. Dan blijkt bijvoorbeeld dat de anderen jou waarderen om een kwaliteit die jij voor jezelf als valkuil ziet – bijvoorbeeld zorgvuldigheid. En het kan al enorm helpen als je al een beetje hebt kunnen lachen om elkaars stereotype reacties en vooroordelen. Het spel bestaat uit 140 kaarten met persoonlijke eigenschappen, die je kunt gebruiken voor kennismaking, voor sterkte-zwakte-analyse of om elkaar feedback te geven. Je kunt tijdens de teamdag in gesprek over de taakverdeling (zie daarvoor de werkvorm bij onderdeel Ondersteuning).

Voetnoten

  1. Al kun je proberen de verordening aan te (laten) passen, mocht je een andere inrichting wensen.
  2. https://managementmodellensite.nl/irp-driehoek-communicatie/#.WaU9xIpcI6Q