hoofdstuk 5 / 8

5. Programmering en selectie

Introductie

De meeste rekenkamers maken een onderzoeksprogramma waarin zij voor één of meerdere jaren een onderbouwde keuze maken van geplande onderzoeken. Dat maakt het mogelijk om systematisch en transparant te werken. Het biedt ook houvast voor overleg met andere actoren over inhoud, opzet en timing van onderzoeken.

Aandachtspunten

  • Hanteer een duidelijke set criteria waarmee je onderzoeksonderwerpen kiest.
  • Het opstellen en bespreken van een groslijst van mogelijke onderzoeksonderwerpen is een goede aanleiding om van raad, college en ambtenaren feedback (en draagvlak) te krijgen op die onderwerpen.
  • Meerjarige programmering maakt duidelijk wat de rekenkamer kan en wil gaan doen, voorkomt ‘waan van de dag’ en zorgt dat andere partijen weten waar ze aan toe zijn met de rekenkamer.
  • Door programmering kun je zorgen voor spreiding over beleidsterreinen, opvolgonderzoeken, en voor variatie in onderwerpen, omvang, aanpak en aard van de onderzoeken.
  • Bepaal bewust welk(e) product(en) het onderzoek gaat opleveren. Het weloverwogen kiezen van een passende vorm kan de effectiviteit en doorwerking ten goede komen.
  • Om de goede onderwerpen op het juiste moment te onderzoeken moet je in de gaten houden welke thema’s spelen binnen de gemeente en welke thema’s onderbelicht blijven. Dat vereist een goede monitoring of een goede ‘antenne’ voor wat speelt in de gemeente.
  • Houdt qua timing rekening met onder meer de beleidscyclus, de planning- & controlcyclus en de verkiezingscyclus.1
  • Een meerjarige programmering hoeft niet in beton gegoten te zijn. Hoe verder weg in de tijd, hoe indicatiever het programma. Laat ruimte voor tussentijdse ideeën, verzoeken of actualiteiten.

Afwegingen

  • Wie vraag je input (raad, college, ambtenaren, inwoners) voor onderzoeken? Breed uitvragen bevordert de diversiteit en relevantie van onderwerpen, maar kan leiden tot frustratie als de rekenkamer de suggesties niet overneemt (niet alles is relevant of onderzoekbaar).
  • Wordt de selectie vooral bepaald door de politiek-bestuurlijke agenda (gemeentelijke documenten en informatie) of – ook - door de maatschappelijke agenda (media, maatschappelijke organisaties, inwoners, etc.)?2
  • Wil je volledig voorspelbaar & planmatig werken, of ruimte houden om flexibel & ad hoc in te spelen op veranderingen en actualiteiten?
  • Hoeveel wil je variëren? Variatie in vormen (klein/groot, rapport/brief, ex ante/ex post et cetera) dwingt de rekenkamer tot een bewuste en gerichte aanpak en houdt het ‘fris’, ook voor de ontvanger. Innovativiteit en variatie zijn echter geen doel op zich.
  • Maak bij de selectie van onderzoeksonderwerpen een bewuste afweging tussen inzet van tijd en geld, en verwachte opbrengst op basis van de wettelijke taak, de beleidsvisie en vastgelegde selectiecriteria.

Voorbeelden

  • Er circuleren veel lijstjes van criteria om onderzoeken mee te selecteren. De meeste rekenkamers hebben dergelijke criteria opgenomen in hun werkwijze of reglement van orde. Zie voor enkele voorbeelden de NVRR-wiki of pagina’s 22–24 van de NVRR Handreiking Onderzoek (2008). Er is ook een NVRR-wiki over het selectieproces.
  • De NVRR Handreiking Onderzoek (2008) noemt op p.18 als criteria die aan suggesties/verzoeken tot onderzoek kunnen worden gesteld: overstijgen van het persoonlijk en partijpolitiek belang; een motivering (waarom is het onderwerp belangrijk); een duidelijke onderzoeksvraag; duidelijk moet zijn wiens en welk belang gediend is met een onderzoek; mogelijk leereffect voor bestuur en organisatie.
  • Veel rekenkamers maken een rondje langs de fracties om suggesties voor onderzoeksonderwerpen op te halen. De rekenkamercommissie Alphen aan den Rijn organiseerde in plaats daarvan een inloopbijeenkomst met raads- en collegeleden. Daarin worden ook de samenwerking met de raad en de bruikbaarheid van de onderzoeken besproken.
  • Zie ook de NVRR-wiki over Onderzoeksprogramma.
  • Onderzoeksresultaten kunnen in veel vormen gepresenteerd worden, zoals: rapport, brief, artikel, factsheet, checklist, handreiking, film, infographic, presentatie, conferentie et cetera. Het is goed om bij de start van het onderzoek al te bedenken welk(e) product(en) het moet opleveren. Les van de rekenkamer Arnhem is echter dat het verstandig is om de definitieve vorm pas te kiezen als duidelijk is wat de onderzoeksbevindingen zijn.
  • Een manier om je programma te verrijken, kan een gesprek zijn met (lokale) onderzoeksjournalisten. Hun blik levert wellicht bijzondere onderwerpen of invalshoeken op. Datzelfde geldt voor een gesprek met buurtverenigingen, wijkverenigingen en bijvoorbeeld cliëntraden of de medezeggenschapsraden van scholen. Je kunt in je rekenkamer afspreken om elk jaar een ‘beleidsveld’ breder te bevragen om te zien of dat onderwerpen voor onderzoek oplevert. Of je kunt die maatschappelijke partners vragen om te reflecteren op de keuzes die je in het verleden hebt gemaakt.
  • Hieronder zie je een suggestie voor een werkvorm om binnen je rekenkamer in gesprek te gaan over het onderzoeksprogramma.

Voorbeeld van een werkvorm voor Programmering en selectie: Prioriteren = op volgorde leggen

Stel, je hebt je rondje langs de fracties gedaan om ideeën op te halen, of op een andere manier een breed scala aan mogelijke onderzoeksonderwerpen verzameld. Daaruit komt een groslijst aan onderwerpen die je wilt prioriteren met de leden van de rekenkamer. De simpelste manier: zet ze hardop op volgorde. Je zet elk onderwerpen op een correspondentiekaartje en legt die kaartjes onder elkaar. Bovenaan is hoge prioriteit, onderaan is geen prioriteit. Beurtelings mag elk lid twee kaartjes van plek verwisselen. De reden waarom, vertellen ze daarbij. Je gaat net zo lang door, tot iedereen kan leven met de volgorde zoals die er ligt. Periodiek herhalen! Een beetje bijhouden wat de redenen voor verplaatsen waren, is ook interessant. Bonus: je leert elkaars afwegingen beter kennen, dus voor het team is het ook een verdiepend moment (zie onderdeel 2 van dit kompas).