hoofdstuk 3 / 8

3. Ondersteuning

Introductie

Goede ondersteuning is van groot belang om het rekenkamerwerk goed en professioneel te kunnen doen. Zeker aangezien het lidmaatschap van een rekenkamer meestal een nevenfunctie is. De meeste rekenkamers hebben een (ambtelijk) secretaris van de rekenkamer die de rekenkamer ondersteunt en adviseert. De secretaris is een belangrijke schakel tussen rekenkamer, ambtelijke organisatie, griffie, college, raad en onderzoekers.

Sommige rekenkamers hebben een of meer eigen onderzoekers in dienst, of laten de secretaris ook onderzoekswerkzaamheden verrichten. Kortheidshalve gaan we hieronder vooral in op de secretaris. Sommige zaken die hieronder benoemd worden, zijn ook relevant voor onderzoekers.

Aandachtspunten

  • Maak een duidelijk overzicht van de taken en tijdsbesteding van de ondersteuning (en voorzitter en leden), dusdanig dat dit past bij de ambities, budget en samenstelling van de rekenkamer.
  • Naast secretariële vaardigheden zijn ook politiek-bestuurlijke sensitiviteit, communicatieve vaardigheden en kennis van lokaal bestuur en (begeleiden van) onderzoek van belang.
  • De ondersteuning moet voldoende onafhankelijk van de gemeentelijke organisatie kunnen werken.
  • Een goede klik tussen secretaris en de leden (vooral met de voorzitter) is essentieel.
  • Houd de deskundigheid van de ondersteuning op peil door opleiding, training en eventueel ook intervisie.
  • Houd regelmatig functioneringsgesprekken met de secretaris/onderzoeker(s).

Afwegingen

  • Gaat het om puur secretariële ondersteuning, of ook om onderzoeksbegeleiding en inhoudelijke ondersteuning, of ook om het uitvoeren van onderzoek?
  • Moet de secretaris ook de voelsprieten van de rekenkamer zijn voor wat speelt en leeft in de gemeente en de gemeentelijke organisatie? Of is dat een taak voor de leden?
  • Bepaal of je alles ‘in huis’ moet hebben, of dat specialistische kennis of vaardigheden die slechts incidenteel nodig zijn ook (aanvullend) kunnen worden ingehuurd.
  • Valt de ondersteuning wel of niet formeel onder de griffie? En hoe kan in het eerste geval de onafhankelijkheid geborgd worden, zodat de rekenkamer eventueel ook het functioneren van de griffie kan onderzoeken?
  • Vaak is de omvang en aard van de ondersteuning door de raad (in de verordening en/of de begroting) vastgelegd. Mocht je meer ondersteuning willen, overweeg dan of je meer budget vraagt of dat je een deel van het budget inzet om aanvullende ondersteuning in te huren.
  • Gebruik je een vaste intern onderzoeker(s) of huur je in? Het is een afweging tussen enerzijds een vaste kostenpost en het feit dat hij/zij niet alles kan doen of weten en anderzijds vertrouwd en herkenbaar werk met goede kennis van de gemeente en mogelijkheden voor nazorg.

Voorbeelden

  • De taken van het secretariaat zijn doorgaans globaal in de verordening opgenomen. De rekenkamercommissie Alphen aan den Rijn heeft in aanvulling daarop een lijst opgesteld met taken voor de ambtelijke ondersteuning. Het kan helpen om dat uit te schrijven en zo gezamenlijk duidelijk te maken wat je wel en niet verwacht van je secretaris.
  • De rekenkamercommissie Nieuwegein heeft een ambtelijk secretaris/onderzoeker en een medewerker voor secretariële ondersteuning.
  • Het kan ook zonder ondersteuning: de rekenkamer Midden-Delfland heeft geen secretaris. De drie leden doen zelf al het secretariële en onderzoekswerk. De rekenkamercommissie IJsselstein had van 2006 tot 2010 geen secretaris, maar dat leidde vaak tot overschrijding van de termijnen die de rekenkamercommissie zichzelf stelde.
  • Voor ondersteuning bij piekdrukte kun je gebruik maken van VA, een ‘virtual assistent’. Dat zijn freelance-ondersteuners die voornamelijk op afstand en online werken, heel flexibel klussen kunnen aannemen. Een VA kan bijvoorbeeld voor een grote bijeenkomst het regelwerk doen of de website of een nieuwsbrief maken of bijhouden. Internet wemelt van de goede VA’s, google maar!
  • Hieronder zie je een suggestie voor een werkvorm om binnen je rekenkamer in gesprek te gaan over de onderlinge taakverdeling.

Voorbeeld van een werkvorm voor Ondersteuning: “Wie doet wat waarom?

Het verdelen van de taken, klussen en klusjes van een rekenkamer tussen de leden en de ondersteuning is soms heel eenvoudig, maar leidt soms ook tot dingen die altijd blijven liggen. En soms doen mensen dingen waar ze niet zo goed in zijn, maar wat nu eenmaal moet.

Je kunt dat als volgt met elkaar onder de loep nemen:

  • iedereen krijgt een stapel post-it’s en schrijft elke taak of klus die hij of zij doet op een losse post-it: van notuleren tot onderzoekers achter de broek zitten, van parafen zetten tot een opzet schrijven, van koffie drinken met de griffier tot de voorbereiding van de jaarlijkse raadspresentatie, etc.
  • teken dit kwadrant op een groot bord of flipover voorbeeld kwadrant
  • laat iedereen daar zijn/haar post-it’s erop plakken.
  • bespreek met elkaar wat je ziet en denkt:
    • Zijn er taken die “links onderin” zitten? Hoe komt dat?
    • Kunnen we de taken “rechts bovenin” vaker doen?
    • Kunnen we elkaar helpen om de taken “links onderin” niet langer te hoeven doen? Wat is daarvoor nodig?
    • Wat betekent de plek van een taak voor jou? En voor je collega’s? En voor de mensen voor wie je jouw werk doet (raadsleden, inwoners, …)?
    • Kun je taken aan de linkerkant “ombuigen” naar de rechterkant? Wat is daarvoor nodig?
    • Waar zitten de overeenkomsten en verschillen tussen ons?
    • Welke beeld van de visie en missie van de organisatie ontstaat er door dit gesprek?
    • En tot slot: welke concrete acties verbinden we aan dit gesprek?

Zo kun je komen tot een zinvolle taakverdeling; zowel tussen leden onderling als tussen leden en ondersteuning. En wellicht blijkt dat jullie meer of juist wel minder ondersteuning nodig hebben.